Seu local de trabalho híbrido falhará se você negligenciar esse fator essencial

O futuro do trabalho é híbrido, e o seu sucesso depende em grande parte da nossa capacidade de elaborar uma abordagem bem documentada para este modelo.

Imagine o seguinte: você está montando um móvel a partir de uma caixa, mas falta o manual de instruções. Você tem todas as ferramentas, todas as peças, mas não sabe por onde começar. É assim que se parece um modelo de trabalho híbrido sem documentação adequada.

Uma pesquisa recente conduzida pela McKinsey mostrou que 68% das empresas carecem de um manual estruturado para orientar seu modelo de trabalho híbrido. A falha em implementar um processo bem documentado, de acordo com a pesquisa da McKinsey, tem atrapalhado até mesmo a mais progressista das empresas.

Fiquei surpreso ao ver isso, pois sempre ajudo os clientes a desenvolver um modelo de trabalho híbrido em um manual claro e transparente para eles usarem no futuro.

DOCUMENTAÇÃO É ESSENCIAL

Pense na documentação de seu modelo de trabalho híbrido como sua receita secreta, seu projeto ou até mesmo a impressão digital exclusiva de sua empresa. Ele descreve a abordagem de trabalho da sua organização: quem faz o quê, onde e quando. Mais importante, cria uma visão unificada de como o trabalho é feito, facilitando a comunicação e a transparência em todos os níveis.

A documentação é o eixo que liga todo o sistema. Ele permite uma abordagem mais informada para projetar locais de trabalho eficazes, resultando em melhor alocação de capital e, por fim, maior produtividade.

A documentação também facilita a flexibilidade e o dinamismo, permitindo que as empresas se adaptem facilmente às mudanças nos padrões e tendências de trabalho.

A evidência mais convincente do impacto da documentação adequada pode ser vista nos avanços feitos por organizações remotas e startups pós-pandemia. A documentação permitiu que essas entidades navegassem com eficiência no complexo labirinto do modelo híbrido, criando estruturas que suportam fluxos de trabalho eficientes e fortes canais de comunicação.

COMO NOSSOS CÉREBROS ATRAPALHAM

À medida que lidamos com as realidades do modelo de trabalho híbrido e a documentação necessária para apoiar sua implementação efetiva, é fundamental reconhecer como os vieses cognitivos podem influenciar esse processo.

O viés do status quo decorre de nossa aversão à mudança e do desconforto associado a cenários desconhecidos. No contexto do modelo de trabalho híbrido, o viés do status quo pode representar um obstáculo significativo.

De acordo com a pesquisa da McKinsey, muitas empresas estão lutando para criar um modelo híbrido eficaz. Essa dificuldade é agravada pelo viés do status quo, em que os funcionários e a gerência podem resistir à mudança, apegando-se aos métodos tradicionais de trabalho e documentando os processos de trabalho.

Por exemplo, a ideia de documentar processos ou protocolos específicos para trabalho remoto pode ser descartada, com preferência por métodos existentes centrados no escritório. O viés pode levar a decisões ruins, como reter processos ineficazes simplesmente porque são familiares, causando ineficiência e falhas de comunicação.

Superar o preconceito do status quo exige um esforço consciente de toda a organização. Incentivar discussões abertas sobre as mudanças, fornecer treinamento sobre novos protocolos e processos e destacar os benefícios do novo sistema pode ajudar a neutralizar esse viés.

O viés de ancoragem refere-se à nossa tendência de confiar fortemente na primeira informação (a “âncora”) que recebemos ao tomar decisões. No contexto de um modelo de trabalho híbrido, isto pode manifestar-se de diversas formas.

Um desses cenários pode estar na elaboração inicial da documentação do modelo de trabalho híbrido. Se o primeiro rascunho for criado com ênfase excessiva no trabalho remoto ou no escritório, ele pode servir como uma “âncora”, influenciando todas as modificações subsequentes. Isto poderia potencialmente levar a um modelo híbrido desequilibrado, que não aproveita de forma otimizada os benefícios de ambos os ambientes de trabalho.

Da mesma forma, as organizações podem aderir às normas pré-pandemia, esperando que os funcionários adaptem os seus ambientes domésticos para espelhar as configurações tradicionais do escritório. Essa ancoragem poderia levar à negligência de soluções inovadoras que aproveitam as vantagens únicas do trabalho remoto, como horários flexíveis ou espaços de trabalho individualizados.

Contrariar o preconceito de ancoragem envolve encorajar contributos diversos durante os processos de tomada de decisão e desafiar pressupostos baseados na “primeira informação”. A criação de vários rascunhos da documentação e a coleta de feedback extensivo podem ajudar a evitar a ancoragem em um modelo híbrido desequilibrado ou abaixo do ideal.

TRÊS PASSOS PARA UMA ESTRATÉGIA EFICAZ

Uma estratégia de documentação eficaz começa com a identificação e compreensão dos vários elementos do modelo de trabalho da sua organização.

Identificar os momentos críticos que importam no processo de trabalho. Isso pode variar desde a identificação dos principais estágios do desenvolvimento do projeto até a determinação de quais atividades são melhor executadas pessoalmente. Um esboço claro e bem documentado desses momentos fornece um roteiro que orienta os funcionários a fazer escolhas inteligentes sobre seu trabalho.

Implemente tecnologias avançadas no local de trabalho. Ferramentas como videoconferência, quadros brancos digitais e até mesmo tecnologias de realidade aumentada e virtual devem ser integradas perfeitamente ao sistema. O objetivo aqui é criar um espaço de trabalho virtual que rivalize, ou mesmo ofusque, sua contraparte física.

Perceba que a documentação não é um manual definido e esquecido. É um guia vivo e em evolução que deve ser atualizado periodicamente para refletir as mudanças nos processos de trabalho e os novos avanços tecnológicos.

Se há algo que podemos aprender com a pesquisa da McKinsey é o seguinte: o futuro do trabalho é híbrido, e seu sucesso depende em grande parte de nossa capacidade de elaborar uma abordagem bem documentada para esse modelo. À medida que navegamos neste novo terreno, vamos garantir que estamos armados com um plano bem documentado